Inspiksen aamukahavi: onnistu tiimityössä

Inspiksen aamukahaveilla puhumme tällä kertaa hyvästä tiimityöstä ja sen vaikutuksesta työn laatuun. Hyvä yhteistyökyky on haluttu ominaisuus työmarkkinoilla ja hyvin toimiva työyhteisö yritykselle kilpailuvaltti. Toimiva yhteistyö näkyy myös viivan alla. Vierainamme ovat yritysvalmentajat ja työnohjaajat Virpi Ilmakangas ja Jenni Harju Valmennustriolta. Millaista on hyvä tiimityö ja miksi tiimin toimivuuteen kannattaa panostaa? Valmennustrion asiantuntijat jakavat vinkkinsä yhteistyön ja huipputiimin rakentamiseen.

Hyvin toimivassa tiimissä tuloksena syntyy selkeästi enemmän kuin kukaan tiimin jäsen voisi yksinään tuottaa. Tiimityössä tärkeintä on halu ja kyky työskennellä yhdessä ja saada asioita aikaan. Vuorovaikutustaidot ovat hyvin olennaisessa osassa, sillä luottamuksen rakentaminen on pitkäjänteistä työtä, joka edistyy pienin askelin ajan kanssa. Jokaisen tiimin jäsenen on saatava ilmaista itseään ja kertoa mielipiteitään. On myös tärkeää, että jokainen kokee tulevansa kuulluksi. Keskusteluyhteyden luomisessa tärkeää onkin halu kuunnella ja ymmärtää toista. Kuuntelemalla osoitat kunnioitusta ja hyväksyntää, ja saat sitä myös vastalahjana itse osaksesi.

Kuuntelemisen lisäksi on olennaista osata ilmaista myös itseään: omista mielipiteistä, toiveista ja tarpeista on tärkeää osata puhua selkeästi ja rakentavasti, jotta toiset ymmärtävät sinua ja voivat ottaa ajatuksesi huomioon. Empaattinen vuorovaikutus pitää sisällään kyvyn ymmärtää toisten tunnetiloja ja oikean reagoinnin tunneilmaisuihin. Nämä taidot korostuvat etäaikoina, jolloin tulee vielä tarkemmin pysähtyä tutkailemaan toisen lähettämiä signaaleja. Etäpalavereissa on hyvä kysyä ensin kuulumiset ja päällimmäisenä mielessä olevat asiat, jotta seuraavaan asiaan voidaan siirtyä puhtaammalta pöydältä.

Yhteistyöhön liittyy vastavuoroisuus: kun annetaan ja saadaan, jokainen hyötyy yhteistyöstä ja on hyödyksi toisille. Yhteistyö määrittää tiimin, ja sen osallisten menestymisen. Mitä paremmin osaamme tehdä työtä yhdessä, sen paremmin menestymme. Kun tiimin toimivuuteen panostetaan, tuottavuus on korkea: asioita saadaan aikaan ja säätämistä ja sähläämistä sattuu vähemmän.

Millainen on hyvä tiimi?

Hyvä tiimi ottaa vastuuta, on rohkea ja saa aikaan. Huipputiimi ei synny hetkessä, vaan edellyttää jatkuvaa työtä ja ylläpitoa. Valmennustriolla matkaa on havainnollistettu kolmen portaan kautta. Portaat näyttävät, kuinka luoda edellytykset huipputiimille. Askelmille on koostettu huipputiimin tunnusmerkkejä ja tiimityön onnistumisen kulmakiviä.

Kolme porrasta tiimityön rakentamiseen:

Tiimissä jokaisen yksilön fyysinen ja emotionaalinen turvallisuus on taattu.

• Luottamus: organisaatio kantaa, tämä korostuu erityisesti nyt poikkeusaikana.
• Ongelmat kohdataan ja ratkaistaan asiakeskeisesti.
• Tietoa jaetaan avoimesti ja johdonmukaisesti.
• Kaikkia kohdellaan oikeudenmukaisesti ja tasavertaisesti.
• Vuorovaikutus on avointa.

 Tiimin toiminta sujuu.

• Tiimillä on selkeä päämäärä ja tavoite.
• Vastuut ja velvoitteet ovat selkeät.
• Töiden organisoiminen on sujuvaa.
• Toimintatavat ja palaverikäytännöt on sovittu.
• Tunneilmasto on myönteinen.

Huipputiimin ominaisuuksia

• Rohkeus uusiin ideoihin ja kokeiluihin
• Yhdessä tekeminen ja kehittäminen
• Itsensä ylittäminen
• Ratkaisukeskeisyys ja ajattelun laajentaminen
• Positiivinen haastaminen, toisten kasvun ja kehittymisen tukeminen
• Luovuus ja innovatiivisuus.

Meillä Design Inspiksessä olennaista on, että jokainen tietää oman roolinsa ja tehtävänsä, ja ottaa vastuun töistään. Pyrimme aina suoraan viestintään pitämällä toiset ajan tasalla. Apua voi kysyä aina. Nämä seikat on kehityskeskusteluissa nähty tärkeinä asioina. Mainostoimistossa lisäväriä tuo se, että asiakas on aina osa tiimiä. Jos vuorovaikutuksessa asiakkaan kanssa on ongelmia esimerkiksi ideoiden lyttäämistä, hyvin herkästi joudumme karsimaan luovuudesta. Hyvässä asiakassuhteessa asiakas antaa vapauden toteuttaa suunnittelijan luovuutta, tällöin myös lopputulos on paras mahdollinen. Uuden asiakkaan kanssa luottamus täytyy aina rakentaa uudelleen.

Luottamusta rakennetaan puolin ja toisin: on myös asiakkaasta kiinni päästäänkö yhteistyössä koskaan kolmannelle portaalle. Kannustusta ja innostusta tarvitaan luovuuden edellytyksenä, sillä meille luova ideointi on homman suola.

Erilaiset ihmiset samassa tiimissä

Erilaiset jäsenet ovat tiimin vahvuus. Tämän voi huomata ajatusleikin kautta: kuvittele, että omassa tiimissäsi kaikki olisivat juuri samanlaisia kuin sinä. Aluksi se saattaa tuntua hyvältä idealta, mutta pian huomaat, minkälaisiin ongelmiin se voisi lopulta johtaa.

On tärkeää tunnistaa jokaisen tiimiläisen vahvuudet, osaamiset ja motivaatio, ja säätää työtä niiden mukaisesti. Yhteistyön sujumiseen liittyy merkittävästi se, miten ristiriitatilanteita ratkaistaan ja miten tiimiä johdetaan. Osallistamalla tiimiläiset kehittämiseen ja itseohjautuvan kulttuurin luomisella saavutetaan paljon enemmän kuin johtamalla ylhäältä alaspäin. Tiimin johtaminen ja se, että työntekijä pääsee tekemään tehtäviä, jotka innostavat, motivoivat, ja joihin hänellä on riittävä osaaminen, ovat merkittävimpiä tekijöitä tiimin tuloksellisuuden osalta.

Kun tiimityö ei toimi ja kuinka sitä voi parantaa

Tiimin ja työyhteisön kivijalan muodostavat turvallisuuden tunteeseen ja tiimin tunneilmastoon vaikuttavat asiat. Jos nämä eivät ole kunnossa, siitä seuraa pahimmillaan esimerkiksi tuottavuuden laskua ja luovuuden ja aloitteellisuuden vähenemistä. Yhteinen fokus ja päämäärä voivat hämärtyä ja pahoinvointi työssä lisääntyy. Ristiriidat kuluttavat energiaa eikä töissä pystytä keskittymään olennaiseen.

Yhteistyön ongelmat työpaikoilla liittyvät usein samoihin asioihin. Esimerkiksi palavereihin kulminoituvat monet tiimityön kannalta olennaiset seikat, kuten tiedon kulku, vuorovaikutus ja luottamus. Selkeiden palaverikäytäntöjen sopiminen auttaa yllättävän paljon. Palaverit koetaan usein merkityksellisempinä, kun ne on valmennuksessa käännetty ympäri: ääni annetaan työntekijöille, jotka saavat kertoa omasta tilanteestaan. Tiimityön kehittämisessä täytyy lähteä kommunikoinnista. On tärkeää saada puhua vaikeistakin asioista.

Jokainen yksilö voi parantaa tiimin yhteistyötä esittämällä omia mielipiteitään, toiveitaan ja palautetta rakentavasti. Empaattisuus ja toisten kuunteleminen rakentavat hyvää yhteistyötä. Empaattisuus, aktiivinen kuunteleminen ja aito läsnäolo viestittää kunnioitusta ja arvostusta muita tiimin jäseniä kohtaan. Vastavuoroisuus on tärkeää: kaikkien täytyy kokea saavansa yhteistyöstä jotain. Kannattaa miettiä, mitä annettavaa sinulla on yhteistyölle. Useimmiten se liittyy omiin vahvuuksiin. On hyvä muistaa, että lopulta vain itseään voi muuttaa.

Valmennustrion työyhteisövalmennuksissa alkutilanne selvitetään tarkasti kyselyillä. Valmennukset ovat pitkäjänteisiä ja niissä sovitaan kehittämistoimenpiteet, keskustellaan paljon ja arvioidaan omaa ja tiimin työtä. Valmennukset ovat ratkaisukeskeisiä, ja niissä pidetään useita tapaamisia, harjoituksia ja ratkaisutyöpajoja. Valmennuksissa käytetään myös konkreettisia työtä parantavia välitehtäviä.

Etätyön haasteet tiimityölle

Nyt korona-aikana etätyön mahdollisuudet ja haasteet ovat korostuneet. Monet, joille etätyö ei ennen ollut mahdollista, ovat joutuneet sopeutumaan siihen nopealla aikataululla.

Kun kohtaamiset vähenevät, myös yhteisöllisyys ja joukkoon kuulumisen tunne vähenee. Vuorovaikutusta vaikeuttaa myös se, ettei ei näe toista, vaikka tapaamiset hoidettaisiinkin etäyhteydellä. Kuten monet ovat varmasti huomanneet, etäyhteydellä puolet viestistä jää matkan varrelle: ilmeet, eleet, äänensävyt ja kaikki, mitä jää sanoittamatta, jää verkossa helposti kokonaan huomaamatta.

Verkossa puhe on usein suoraa. Nyt täytyykin miettiä uudelleen, miten huomioida tunteet ja pinnan alla olevat asiat. Palavereissa syöksytään suoraan asiaan, ja kun toista ei näe, ei tulla kysyneeksi kuulumisia. Omia henkilökohtaisia asioita voi olla vaikea kertoa, jos toista ei näe.

Vinkit toimivaan etätyöhön

Kun fyysinen etäisyys lisääntyy, on keskittävä uusia keinoja kohtaamiselle. Työyhteisöissä on hyvä miettiä, miten henkistä läheisyyttä ylläpidetään tässä tilanteessa ja miten tarjotaan mahdollisuuksia keskustelulle ja omien ajatusten, tunteiden, toiveiden ja tarpeiden jakamiselle sekä niiden äärelle pysähtymiselle. Nyt viimeistään voi huomata, miten tärkeitä käytäväkeskustelut ja yhteiset kahvihetket ovat.

Valmennustrion vinkit etätyöhön:

• Luo itsellesi ja etäyhteisöllesi työpäivän aloittavat ja työpäivästä irrottavat rutiinit.
• Kirkasta, miten etätyöhön siirtyminen on mahdollisesti muuttanut tavoitteitasi.
• Varaa tiimille säännöllinen viikoittainen aika yhteisten asioiden käsittelyyn, jolloin jokainen saa vuorollaan kertoa omasta viikostaan, onnistumisistaan ja harmeistaan. Monilla työpaikoilla pidetään esimerkiksi virtuaalisia kahvitaukoja.
• Esimiehen kannattaa järjestää säännöllisiä kahdenkeskisiä keskusteluita työntekijöiden kanssa. Esimerkiksi Valmennustrion blogiartikkelista Kohtaamisen tärkeys poikkeusoloissa löytyy hyviä kysymyksiä, joilla keskusteluttaa työntekijöitä.
• Etäpalavereissa kannattaa pitää videoyhteys päällä aina mahdollisuuksien mukaan. Kasvokkain keskustelu näyttää ilmeet ja tunnetilat.
• Kuulostele tilannetta ennen asioihin kiiruhtamista. Moni on ottanut esille, miten palavereista on tullut nyt hyvin asiakeskeisiä. On hyvä kysyä kuulumisia rauhassa.
• Esimiehen on hyvä pitää etäovi avoinna: se antaa mahdollisuuden ottaa yhteyttä matalalla kynnyksellä.

Design Inspiksellä etätyö on ollut tyypillistä aiemminkin: osa tarvitsee kotitoimiston rauhaa ja palaverit pidettiin osittain verkossa jo ennen koronaa. Tämä aika opettaa hyviä käytänteitä ja myös sitä, miltä tuntuu siitä työntekijästä, joka tekee hommansa aina etänä. Nyt pidämme yhteyttä eri välineillä koko ajan.

Poikkeusaika opettaa erilaisia työskentelytapoja ja voimme miettiä, mitä hyvää säilytämme poikkeusajasta, ja mikä entisessä oli toimivaa.

Valmennustrio – mitä teemme?

Valmennustrio Oy tarjoaa monipuolisia kehittämisohjelmia ja valmennuksia työyhteisöjen kehittämiseen. Yhdessä parannamme johtamista, toimintatapoja, tiimityöskentelyä ja henkilöstön työyhteisötaitoja. Tavoitteena on aina tuottavuuden ja tehokkuuden parantaminen.

Design Inspis on Valmennustrion pitkäaikainen markkinointikumppani ja olemme suunnitelleet Valmennustrion visuaalisen ilmeen, nettisivut, logon ja muun yritysgrafiikan. Toimimme myös heidän someyhteistyökumppaninaan.